Jak pisałam ostatnio, wnioski wysłaliśmy pod koniec listopada (dokładnie 23 listopada). Na wstępie warto podkreślić, że odpowiedzi  zaczęły przychodzić niezwłocznie po otrzymaniu naszych wniosków. Urzędy nie czekały na ustawowe 14 dni.

Już po dwóch dniach odebraliśmy pierwszy telefon z zapytaniem, kiedy chcemy przyjść po odbiór dokumentów. Tak, przyjść. Bo taką opcję zasugerowaliśmy we wniosku. Kierując się chęcią dostania szybkiej odpowiedzi zupełnie nie wzięliśmy pod uwagę tego, że Warszawa jest całkiem sporym miastem i jeżdżenie do wszystkich dzielnic po odbiór dokumentów trochę potrwa. Muszę więc przyznać, że ten telefon z zapytaniem kiedy mamy ochotę przyjechać uświadomił nam, że rzeczywiście uzyskanie odpowiedzi może potrwać;). Ale później urzędniczki i urzędnicy dzwoniący do biura pytali, w jakiej formie chcemy dostać odpowiedź. Nauczeni doświadczeniem, prosiliśmy więc o przesłanie ich  na adres biurowy. Tylko w jednym przypadku  - Urzędu Dzielnicy Wilanów, odebraliśmy dokumenty osobiście. Poza tym kilka urzędów przesłało odpowiedź zarówno mailem, jak i pocztą tradycyjną oraz faksem. Jeżeli chodzi o odpowiedzi na pytania, to z tym już bywało różnie. Na pierwsze pytanie - czy istnieje w urzędzie opisany sposób bądź procedura informowania mieszkańców o działaniach urzędu, podejmowanych decyzjach bądź wydatkowaniu środków, odpowiedzieli wszyscy. Odpowiedzi oczywiście były różne, aczkolwiek mniej lub bardziej jasno, wynikało z nich, że nie ma opisanego systemu informowania.

Mieszkańców zwykle informuje się następującymi sposobami:  strona internetowa urzędu, BIP, tablica ogłoszeń. Ponadto: media lokalne i ogólnopolskie, plakaty, broszurki, ulotki, spotkania i konsultacje społeczne. W jednym przypadku pisano o punkcie informacyjnym, w którym „w godzinach pracy urzędu można uzyskać informacje na temat działania Urzędu”. Mieszkańcy mogą również brać „udział w posiedzeniach kolegialnych organów władzy publicznej, tj. sesjach Rady Miasta lub Sesjach Rady Dzielnicy”.

Jeżeli chodzi o procedurę informowania odpowiadano, że odbywa się ona zgodnie z regulacjami wyższego rzędu.  Wymieniano następujące akty prawne: Ustawa o prawie prasowym, ustawa o dostępie do informacji publicznej, ustawa o zamówieniach publicznych, Regulamin organizacyjny Urzędu Miasta Stołecznego Warszawy, regulaminy organizacyjne poszczególnych dzielnic, uchwały oraz zarządzenia.

W odpowiedzi na pytanie drugie – czy istnieje komórka zajmująca się informowaniem, bądź jakaś osoba w urzędzie ma takie działania ma wpisane w zakres swoich obowiązków – najczęściej pisano o trzech wydziałach: Wydział Promocji i Komunikacji Społecznej, Wydział Organizacyjny, Wydział Obsługi Mieszkańców.

Na prośbę o przesłanie kserokopii dokumentów związanych z procedurą informowania wymieniano różne zarządzenia, uchwały, powoływano się na ustawy bądź odsyłano do wewnętrznego regulaminu dzielnicy czy  Statutu m. st. W jednym przypadku powołano się na Ustawę o Dostępie do Informacji Publicznej.

W pytaniu o osobę odpowiedzialną za konsultacje pisano, ze nie ma takich osób lub pisano, że taka osoba została wyznaczona przy okazji konsultacji statutowych (w takich przypadkach, w różnych sposób przedstawiano taką osobę – pisano, że taka osoba jest oddelegowana, załączano ksero oddelegowania, podawano imię i nazwisko takiej osoby).

Ksera z zakresem obowiązków nie otrzymaliśmy żadnego, natomiast w jednym przypadku przysłano opis stanowiska.

No i wreszcie pytanie o konsultacje. W prawie wszystkich dzielnicach wymieniano konsultacje statutowe, które odbyły się we wrześniu (chodzi o konsultacje w sprawie nadania nowych statutów dzielnic, które odbywały się na początku września). O tych konsultacjach napiszemy oddzielną informację). Poza tym wymieniano konsultacje rewitalizacyjne.

W odpowiedzi na pytanie o kserokopia dokumentów regulujących procedury konsultowania – przesyłano zwykle  kserokopię Uchwały nr LVIII/1748/2009 z dnia 9 lipca 2009 roku (o konsultacjach statutowych) oraz  kserokopie i skany ogłoszenia o konsultacjach statutowych.  Odsyłano także do BIP-u. W  jednym przypadku przesłano tabelkę, w której zestawione były konsultacje odbywające  się w okresie od 1 do 30 września.

A na koniec mała statystyka;):

Najszybciej dotarła do nas odpowiedź z Urzędu Dzielnicy Włochy.

Najbardziej konkretną odpowiedź przesłał Urząd Dzielnicy Wawer.

Najgrubszą przesyłkę (czyt. najwięcej dokumentów i kserokopii) dostaliśmy od Urzędu Dzielnicy Praga Południe.

W załączniku – przykładowy wniosek, jaki trafił do Urzędów Dzielnic m. st. Warszawy.